Combien de temps faut-il conserver un relevé kilométrique ?

Registre des kilomètres ? Tant pour les entrepreneurs que pour les employés qui tiennent un registre des kilomètres à l'intention de l'administration fiscale, un délai de conservation légal de 7 ans s'applique. Cela signifie que l'administration fiscale peut vous demander votre registre des kilomètres jusqu'à 7 ans en arrière et que vous devez être en mesure de le fournir. Il s'agit également de l'obligation légale de conservation fiscale pour la comptabilité des entrepreneurs. Il est donc très important que vous conserviez soigneusement votre registre des kilomètres. Mais quelle est la meilleure façon de procéder ?

Conservation numérique du registre kilométrique

Si vous tenez un registre des kilomètres à l'aide d'un système d'enregistrement GPS, la conservation des données est facile. Dans la plupart des cas, le registre des kilomètres est stocké en ligne ou dans un logiciel permettant de télécharger les données. Vous pouvez ensuite enregistrer ces données et les mettre à disposition si l'administration fiscale vous les demande. Renseignez-vous bien sur la durée de conservation des données auprès du fournisseur du système de suivi GPS afin de pouvoir télécharger les données en temps voulu.

Conservation des enregistrements manuels de kilométrage

Si vous tenez votre registre de kilométrage manuellement, il est conseillé de mettre à jour les données quotidiennement ou, au minimum, chaque semaine. Si vous perdez le cahier ou le registre dans lequel vous consignez le relevé kilométrique, tout sera perdu. Veillez donc à transférer rapidement le relevé kilométrique manuel dans Excel et à l'enregistrer sur votre ordinateur afin de toujours disposer de ce relevé, et ce pendant une durée de conservation maximale de 7 ans.

Que se passe-t-il si je ne peux pas respecter cette obligation de conservation ?

On lit régulièrement dans les médias des articles sur les amendes et les redressements fiscaux en cas d'enregistrement erroné ou inexact des kilomètres. Si vous ne respectez pas l'obligation de conservation de 7 ans et que vous ne pouvez donc pas fournir d'enregistrement des kilomètres, les amendes infligées par l'administration fiscale sont lourdes. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur le montant des amendes et la manière dont elles sont infligées.