Tout sur la comptabilité

La comptabilité revêt une importance capitale pour toute entreprise. Elle vous permet de préparer vos déclarations fiscales et de visualiser facilement la situation financière de votre entreprise. Mais qu'est-ce que la comptabilité exactement et en quoi consiste-t-elle ? La comptabilité est-elle synonyme d'administration ? Et comment tenir une comptabilité rigoureuse ? Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur la comptabilité.

• Qu'est-ce que la comptabilité ?
• Les composantes de la comptabilité
• Points communs avec l'administration
• Comptabilité numérique et en ligne
• Comptabilité numérique
• Comptabilité en ligne
• Gérer soi-même sa comptabilité ou l'externaliser
• Logiciels de comptabilité

Qu'est-ce que la comptabilité ?

Beaucoup de gens pensent que l'administration et la comptabilité sont la même chose.

La comptabilité ne représente toutefois qu'une petite partie de l'ensemble de l'administration.
La comptabilité englobe toute la gestion financière d'une entreprise. Elle consiste essentiellement à établir et à traiter les factures, ainsi qu'à gérer les déclarations fiscales. De nombreuses tâches administratives ont un lien avec la comptabilité. Prenons l'exemple d'un registre de kilométrage. À première vue, il s'agit d'une tâche administrative, mais elle devient une tâche comptable dès lors que ce registre est utilisé comme base pour la gestion de la TVA.

Composantes de la comptabilité

La comptabilité fait donc partie de l'administration. La comptabilité elle-même peut être subdivisée en différentes tâches que nous expliquons plus en détail ci-dessous.

• Recettes
• Dépenses
• Compte de résultat
• Bilan
• Comptabilité de caisse
• Déclaration de TVA
• Salaires

Recettes

Vous envoyez des factures aux clients et tenez une comptabilité rigoureuse de la facturation. Vous disposez ainsi d'un aperçu clair des recettes de l'entreprise. Les intérêts éventuellement perçus sont également comptabilisés dans les recettes de l'entreprise.

Dépenses

Toutes les dépenses engagées par l'entreprise sont notées et enregistrées. Il s'agit par exemple d'une machine à café, de l'entretien des locaux, du matériel d'emballage, des conseils juridiques, etc. Autrefois, tous les reçus étaient conservés, mais aujourd'hui, tout est enregistré sous forme numérique. Seuls les reçus qui ne sont pas nominatifs, comme les tickets de caisse des magasins, doivent encore être conservés sur papier.

Compte de résultat

Si la comptabilité de l'entreprise est en ordre et que la facturation et les dépenses sont à jour, il en résulte un compte de résultat clair. Celui-ci vous permet de déterminer le montant des bénéfices réalisés, la période concernée et les améliorations possibles.

Bilan

Le bilan indique comment l'entreprise est financée. Il présente les actifs, les capitaux propres et les dettes.

Comptabilité de caisse

La comptabilité de caisse, également appelée tableau des flux de trésorerie, répertorie toutes les transactions financières qui ont eu lieu.

Déclaration de TVA

Si la comptabilité est en ordre, vous avez une vision claire de la situation de l'entreprise. Mais ce n'est pas tout, car l'administration fiscale doit également être informée de la situation comptable de l'entreprise. Dans la déclaration de TVA, vous calculez le montant de TVA que vous devez encore payer ou que vous allez récupérer auprès de l'administration fiscale. Et cela est bien sûr également consigné dans la comptabilité.

Salaires

La gestion des salaires comprend les relevés de paie, les fiches de paie et les déclarations annuelles. Le bulletin de paie présente le récapitulatif des revenus d'un salarié. Le relevé annuel contient les informations requises chaque année par l'administration fiscale concernant le salaire, l'impôt sur le revenu retenu à la source, les cotisations sociales, le numéro BSN, etc. À l'aide d'une écriture comptable de paie, les données pertinentes pour la comptabilité sont importées de la gestion des salaires vers la comptabilité.

Interface avec l'administration

Outre les éléments standard de la comptabilité, de nombreux aspects de l'administration ont un lien avec la comptabilité. Citons par exemple l'enregistrement des kilomètres, la gestion des frais de déplacement, la comptabilisation des heures et l'administration du personnel. Quatre éléments qui alimentent la comptabilité et qui, avec celle-ci, constituent le cœur de l'administration.

Comptabilité numérique et en ligne

Autrefois, tout se faisait à la main, avec un stylo et du papier, et les reçus étaient remis au comptable de temps à autre. Avec l'arrivée des logiciels (en ligne) et d'Excel, cette époque est révolue. Depuis l'avènement de la comptabilité en ligne, tout le monde peut tenir sa comptabilité facilement.

Comptabilité numérique

C'est vous qui décidez comment vous gérez votre comptabilité. Les données peuvent être transmises au fisc sous forme numérique, il n'est donc plus nécessaire de tout imprimer et de tout conserver sur papier. Vous pouvez par exemple enregistrer toutes vos données dans Excel ou dans un logiciel de comptabilité hors ligne dédié, dans lequel vous investissez une seule fois. Vous gérez alors votre comptabilité sur l'ordinateur sur lequel vous avez installé le logiciel. La comptabilité numérique est sûre, rapide et économique. Elle présente l'avantage, par rapport à la comptabilité sur papier, de permettre la génération de rapports offrant un aperçu rapide et simple des recettes, des dépenses et d'autres éléments de la comptabilité. De plus, il existe de plus en plus d'interfaces permettant de relier votre logiciel de comptabilité à d'autres logiciels administratifs, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent. Les avantages de la comptabilité numérique sont les suivants :

• les données ne sont pas stockées dans le cloud, ce qui rend leur accès difficile pour les pirates informatiques ;
• pas de frais mensuels, souvent juste un coût d'achat unique ;
• pas de dépendance à Internet. Vous pouvez également tenir votre comptabilité sans connexion Internet.

L'inconvénient de la comptabilité numérique est que les données ne sont disponibles que sur l'ordinateur équipé du logiciel de gestion.

Comptabilité en ligne

La comptabilité en ligne fonctionne également de manière numérique, mais via un logiciel de comptabilité hébergé dans le cloud et non installé localement sur votre ordinateur. Vous consultez votre comptabilité via votre propre compte en ligne sur un site web ou une application accessible depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone. Ce service est généralement facturé mensuellement. Les avantages de la comptabilité en ligne sont les suivants :

• la possibilité de se connecter directement depuis n'importe quel endroit ;
• l'accès à des relevés générés automatiquement ;
• le stockage des données en ligne ;
• possibilité de connexion avec d'autres programmes, par exemple pour l'enregistrement des kilomètres et la gestion des stocks.

L'inconvénient de la comptabilité en ligne peut être que vous ayez toujours besoin d'une connexion Internet pour consulter votre comptabilité.

Gérer soi-même sa comptabilité ou l'externaliser

Il n'est pas obligatoire d'externaliser la comptabilité. Pour les entreprises individuelles, un rapport d'audit approuvé n'est pas requis pour les comptes annuels. Les entreprises plus importantes peuvent toutefois être tenues de le joindre. En fonction du type d'entreprise et des connaissances financières de l'entrepreneur, il est donc possible de choisir de tenir sa comptabilité soi-même ou de l'externaliser. Tenir sa comptabilité soi-même pour économiser de l'argent ? Cela semble si simple, mais si vous commettez une erreur et que vous recevez par conséquent des amendes, par exemple de l'administration fiscale, cela pourrait vous coûter plus cher.

Tenir une bonne comptabilité nécessite des connaissances et de l'expérience dans ce domaine. La comptabilité en interne est par exemple tout à fait faisable pour les travailleurs indépendants ayant des connaissances financières. Ils envoient et reçoivent souvent moins de factures que les grandes entreprises, qui externalisent plus souvent leur comptabilité. Grâce à la numérisation et aux possibilités en ligne, la comptabilité est toutefois devenue plus simple. De plus en plus d'entrepreneurs gèrent eux-mêmes leur comptabilité à l'aide d'un programme en ligne et ne font finalement vérifier celle-ci que par un comptable.

Logiciels de comptabilité

Si vous souhaitez numériser vous-même votre comptabilité, qu'il s'agisse d'une comptabilité pour un freelance, un travailleur indépendant ou une PME, il existe à la fois des solutions cloud (comptabilité en ligne) et des logiciels installés localement (comptabilité numérique).

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de logiciels de gestion que vous pouvez utiliser pour votre comptabilité. Il existe bien sûr de nombreux autres fournisseurs de logiciels de gestion.

Exact Online

Le logiciel financier Exact Online est la version en ligne du programme de comptabilité d'Exact. Comme il s'agit d'un logiciel en ligne, vous pouvez tenir vous-même votre comptabilité et la mettre facilement à la disposition d'un comptable ou d'un expert-comptable.

MoneyMonk

Le logiciel de comptabilité en ligne de MoneyMonk est spécialement conçu pour les travailleurs indépendants (débutants). Le logiciel est clairement structuré et prend en charge pratiquement toutes les banques néerlandaises. Ainsi, les paiements sont directement liés aux factures en attente.

Visma

Visma eAccounting convient à tous les secteurs des PME. Grâce à ce logiciel intelligent, la comptabilité est entièrement automatisée et aucune intervention manuelle n’est nécessaire. L’application gratuite associée vous permet de consulter votre comptabilité où que vous soyez.