Calcul des frais de déplacement en 2025 : ce qu'il faut savoir

Que vous soyez employeur, salarié ou entrepreneur, il est essentiel de calculer correctement vos frais de déplacement. L'administration fiscale impose des conditions claires en matière d'indemnités kilométriques, qui ont été légèrement modifiées à compter de 2025. Sur cette page, nous vous expliquons comment calculer vos frais de déplacement rapidement, correctement et dans le respect des règles

Qu'est-ce qui est considéré comme des frais de déplacement ?

Les frais de déplacement comprennent tous les kilomètres parcourus à des fins professionnelles. Il peut s'agir :

Les trajets domicile-travail (pour les salariés)
Les visites chez les clients ou les rendez-vous professionnels
Les visites de service ou les livraisons
Salons ou événements

En 2025, l'indemnité forfaitaire est fixée à un maximum de 0,23 € par kilomètre, exonérée d'impôt.

Calcul des frais de déplacement : voici comment procéder

1. Calcul manuel

Notez pour chaque trajet :

Nombre de kilomètres parcourus
But du trajet (professionnel/privé)
Date et heure

Multipliez le total par le tarif fixe :

Exemple :
50 kilomètres × 0,23 € = 11,50 € de remboursement

Le calcul manuel des frais de déplacement peut être chronophage et source d'erreurs, surtout si vous effectuez de nombreux trajets. C'est pourquoi de plus en plus d'entrepreneurs optent pour une solution intelligente avec enregistrement automatique des trajets.

TrackJack calcule automatiquement vos frais de déplacement

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2. Automatiquement via l'enregistrement des trajets

Un système d'enregistrement automatique des trajets, comme celui de TrackJack, consigne tous vos trajets et calcule automatiquement vos frais de déplacement. Vous vous conformez ainsi immédiatement aux exigences de l'administration fiscale et gagnez du temps.

Frais de déplacement pour les salariés et les entrepreneurs

Salariés : l'employeur peut rembourser 0,23 €/km en franchise d'impôt pour les trajets domicile-travail.
Indépendants / entrepreneurs : les kilomètres professionnels peuvent être déclarés comme frais, à condition d'être correctement enregistrés. Foire aux questions sur le calcul des frais de déplacement

Comment fonctionne le calcul des frais de déplacement avec une voiture de fonction ?

En cas d'utilisation privée supérieure à 500 km, vous devez payer une imposition forfaitaire. Un registre des trajets permet d'éviter cela.

Que se passe-t-il si je me rends à plusieurs adresses au cours d'une même journée ?

Vous calculez le trajet par arrêt. Un système automatique le fait de manière précise et exhaustive.

Puis-je appliquer mon propre tarif de frais de déplacement ?

Oui, mais uniquement jusqu'à 0,23 €/km, ce montant étant exonéré d'impôt. Au-delà, vous payez des impôts.

Remboursements aux employés
Déclaration comme frais professionnels
Ou les déclarer auprès de l'administration fiscale (par exemple en tant qu'indépendant)

En général, les frais de déplacement sont remboursés sur la base du kilométrage, avec un taux forfaitaire de 0,23 € par kilomètre (2025). Cela s'applique aussi bien aux voitures personnelles qu'aux voitures de fonction, à condition qu'elles soient correctement enregistrées.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez les directives de l'administration fiscale concernant les indemnités kilométriques.