Lorsque KoffiePartners a souhaité, en 2018, décharger tous ses dirigeants de la tâche de tenir manuellement à jour les carnets de kilométrage, Gaby van Tricht a opté pour TrackJack. « D'une part, nous avons été séduits par les possibilités offertes par le système, et d'autre part, l'offre était financièrement intéressante. »
La conversation avec Gaby montre rapidement que les temps ont changé. « Michelle (ndlr : collaboratrice de TrackJack) pouvait encore venir nous rendre visite à l’époque, elle nous a expliqué le système et a dispensé une brève formation à tous ceux qui devaient l’utiliser. » L’enregistrement devait être organisé de manière plus rigoureuse et aucune exception ne serait tolérée. L’équipe commerciale, les techniciens et les livreurs ont tous reçu le système d’enregistrement des kilomètres.
KoffiePartners offre à ses clients tout le confort nécessaire en matière de boissons chaudes et froides, dans un rayon d’environ 100 km autour de son siège social à Zwijndrecht. « Nous allons toujours un peu plus loin. Nous livrons jusqu’au placard de la cuisine, offrons un service personnalisé et un large choix de machines et de marques de café. Soulager nos clients et les rendre heureux, c’est ce que nous incarnons en tant qu’entreprise », explique Gaby.
L’une des premières choses que KoffiePartners a tenu à préciser à ses dirigeants lors du lancement de l’enregistrement automatique des trajets, c’est que cela ne repose absolument pas sur la méfiance. « Nous essayons de faciliter les choses au maximum pour tout le monde. Nos techniciens et livreurs effectuent de très nombreuses visites par jour. Ce système permet d’économiser beaucoup de temps et d’éviter bien des frustrations. »
L'enregistrement des trajets est à la base de la collaboration
La base de la collaboration, qui compte désormais une flotte de 16 véhicules, est l’enregistrement des trajets. Les données doivent être conformes aux exigences fiscales, au cas où elles seraient demandées. Il est toutefois pratique que les fonctionnalités de suivi et de traçabilité soient incluses. « Si un client appelle pour demander quand un technicien va arriver, nous pouvons rapidement voir où se trouve le véhicule à ce moment-là et donner une estimation réaliste. »
Gaby n'utilise pas les rapports mensuels envoyés automatiquement par e-mail. « Le dernier élément de contrôle que je souhaite garder pour moi, c'est de créer et d'enregistrer moi-même mes exportations. »
Heureusement, tout n’a donc pas changé avec le temps.
