Un vendeur de voitures doit-il tenir un registre des voitures qu'il a conduites ?

Les employés des concessionnaires automobiles conduisent souvent des voitures de démonstration. Ils changent donc régulièrement de véhicule. De même, les employés des garages indépendants disposant d'une voiture de fonction changent régulièrement de véhicule dans la pratique. Afin de pouvoir calculer le montant de l'imposition forfaitaire, une disposition pratique a été mise en place.

Cette disposition se présente comme suit :

L'imposition forfaitaire est déterminée au jour le jour ;
Si l'employé emporte une voiture à la fin de la journée de travail, c'est le prix catalogue de cette voiture qui s'applique pour cette journée ;
Si l'employé ne travaille pas un jour donné (congé/maladie/week-end) et qu'il a emmené une voiture, c'est le prix catalogue de la dernière voiture emmenée et non encore restituée à l'entreprise qui s'applique ;
Si l'employé ne prend pas de voiture, c'est le prix catalogue de la voiture pour laquelle la majoration a été calculée le plus souvent au cours des deux derniers mois qui s'applique.

Contrôle de l'exactitude et de l'exhaustivité de la comptabilité
Selon le « Guide de contrôle » de l'administration fiscale, l'employeur doit contrôler l'exactitude et l'exhaustivité de la comptabilité. Dans ce cadre, l'employeur doit vérifier au moins une fois par période de paie (généralement une fois par mois) quelles voitures sont absentes, il doit pouvoir justifier cette absence et vérifier s'il y a des employés qui n'ont pas emmené de voiture ce jour-là. Les informations provenant de sources externes, telles que les amendes de circulation ou les déclarations de sinistre, doivent être recoupées avec la comptabilité relative à l'imposition forfaitaire.
Afin de limiter la charge administrative, l'association BOVAG Autodealers a conclu un accord avec l'administration fiscale concernant les modalités de gestion et de contrôle de l'imposition forfaitaire des employés des concessionnaires automobiles.

Imposition forfaitaire sur une voiture attitrée
Dans le secteur automobile, l'imposition forfaitaire peut également être basée sur une voiture attitrée, à condition que l'employé ne change pas trop souvent de voiture. L'employeur et l'employé doivent établir un accord écrit à cet effet. L'imposition forfaitaire est alors calculée sur la base du véhicule attitré mentionné dans cet accord. Cette information est enregistrée une seule fois dans la comptabilité, puis à chaque changement de véhicule attitré.
Les jours où l'employé ne peut pas utiliser le véhicule attitré et dispose d'un véhicule de remplacement, la base de l'imposition forfaitaire peut tout de même être calculée sur la base du véhicule attitré.
Quatre conditions doivent toutefois être remplies :

L'employé ne peut pas utiliser le véhicule attitré pour des raisons professionnelles. Le véhicule attitré est par exemple en révision ou a été emmené par un client pour un essai routier ;
L'employé utilise une voiture de remplacement pendant 15 jours au maximum par année civile ;
L'employé utilise un véhicule de remplacement pendant 5 jours consécutifs au maximum ;
Les données relatives à la voiture de remplacement sont consignées et conservées dans la comptabilité des salaires.

Si ces conditions ne sont pas remplies, l'imposition forfaitaire doit être calculée au prorata du temps d'utilisation de la voiture de remplacement.